vol.２　書類の棚卸し・収納ロケーション＆ファイル提案

「vol.１」での書類廃棄後にファイルメーターを測定したところ、目標にあと一歩及ばずでしたが、“もうひと工夫”を加え、５０％削減を達成しました！　その後、保管庫・個人デスク内全書類の「棚卸しリスト」を作成し、そのリストをもとにコクヨマーケティングより入れ替えの後のイメージ図を提案いただきました。
→ vol.１の記事はこちら

11月初旬～　書類廃棄後のファイルメーター測定　　ー ついに書類量削減50%を達成しました！ ー

ひとまず廃棄が終わったタイミングで、現状のファイルメーターを計測した結果、廃棄前から４５％の書類を削減できたことが分かりました。目標である「書類量５０％削減」まで、さらに４ファイルメーターを減らすため“もうひと工夫”し、ついに５０％削減を実現しました！！

Point!書類を減らすための、もうひと工夫
★ファイリングしてある書類の中に、不要な書類がないか確認し廃棄
★複合機の“スキャン機能”を使い、紙の書類をデータ化。スキャンできないものは写真撮影し、データ化した紙の書類は廃棄

11月上旬～　全保管庫・個人デスク内の書類をリスト化　　ー 今までの収納ルールの曖昧さが浮き彫りに… ー

次は、書類の棚卸し作業です。
保管庫・個人デスク内の全書類の、現在の保管場所、ファイルの種類、タイトルをリスト化しました。
タイトルの付いているファイルは、スマートフォンのカメラで撮影した画像を元に、サクサクとリストに打ち込むことが出来ましたが　タイトルの付いていないファイルや、引き出しに入っている書類は、一つずつ中身を確認しなければリスト化できず苦戦しました…。リスト化してみた結果、違いの分からない同タイトルのファイルが複数あり、さらにそのファイルたちが別々の保管庫に収納されており、今までのタイトルの付け方や収納ルールの曖昧さを反省する機会にもなりました。
リスト化が終わった棚には、何が入っているのかを付箋に書いて貼り付け、メンバーには常に進捗を共有しながら進めました。

11月中旬～　棚卸しリストのカテゴリ分け　　ー バラつきが出ないよう作業を1人に集約！ ー

棚卸しリストが出来たら、次は全データをカテゴリごとに分けていきます。
ファイル入れ替え後は、カテゴリごとに６色のファイルに分類しますが、ひとまず“６”という数字にこだわらず、思いつくまま分類していきました。
例えば…
人事（社員情報）、人事（採用）、人事（考課）、社会保険（健康診断）、給与（勤怠）、給与（財形）、営繕、車両　etc…
カテゴリ分けの判断軸にバラつきが出ない様、複数人ではなく一人の基準で行いましたが、担当者でなければ判断がつかないこともあるため、都度確認しながら進めていきました。

12月上旬～　コクヨマーケティングより収納ロケーション＆ファイル提案　　ー 入れ替えイメージ図でモチベーションもアップ！ ー

カテゴリ分けしたリストをもとに、どの棚に収納するのかという新しいロケーションと、新しいファイルの色（６色）・種類（チューブファイル・リングファイル等）をコクヨマーケティングより提案いただきました。

入れ替え後のイメージ図も頂いたのですが、色で分類することでカテゴリが分かりやすいだけでなく、色やファイルの種類が整っていると美観も良く、「こんなに素敵な保管庫になるのか～！」「カラフルで明るくて、“事務所”というより“オフィス”だ♪」とウキウキした気持ちになり、モチベーションが上がりました。

３分で分かるKATASUの軌跡

「Vol.2　書類の棚卸し・収納ロケーション＆ファイル提案」の内容について約３分の動画にまとめました。
ぜひご覧ください。