KATASUプロジェクト

KATASU(カタス)プロジェクトとは

日興商会・総務人事部の女性プロジェクトリーダーが中心となり、コクヨマーケティングと一緒になって取り組んだ“書類整理プロジェクト”です。 “オフィスワーカーが1日に書類を探す時間=20分”に着目し、オフィス内の書類を廃棄・整理することで書類を探す時間を削減し、働き方改革の一つである「生産性アップ」に繋げることを目的としています。単に書類を廃棄し並べ替えるだけではなく、心地よく生産性の高いオフィス空間に生まれ変わるためのルール、目標設定、最適なアイテムの活用、オフィスのプロ集団のノウハウ…、これらを是非ご覧ください。

  • vol.2 書類の棚卸し・収納ロケーション&ファイル提案

    「vol.1」での書類廃棄後にファイルメーターを測定したところ、目標にあと一歩及ばずでしたが、“もうひと工夫”を加え、50%削減を達成しました! その後、保管庫・個人デスク内全書類の「棚卸しリスト」を作成し、そのリストをもとにコクヨマーケティングより入れ替えの後のイメージ図を提案いただきました。
    vol.1の記事はこちら

     

    11月初旬~ 書類廃棄後のファイルメーター測定  ー ついに書類量削減50%を達成しました! ー

    ひとまず廃棄が終わったタイミングで、現状のファイルメーターを計測した結果、廃棄前から45%の書類を削減できたことが分かりました。目標である「書類量50%削減」まで、さらに4ファイルメーターを減らすため“もうひと工夫”し、ついに50%削減を実現しました!!

    Point!書類を減らすための、もうひと工夫
    ★ファイリングしてある書類の中に、不要な書類がないか確認し廃棄
    ★複合機の“スキャン機能”を使い、紙の書類をデータ化。スキャンできないものは写真撮影し、データ化した紙の書類は廃棄

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    11月上旬~ 全保管庫・個人デスク内の書類をリスト化  ー 今までの収納ルールの曖昧さが浮き彫りに… ー
    次は、書類の棚卸し作業です。
    保管庫・個人デスク内の全書類の、現在の保管場所、ファイルの種類、タイトルをリスト化しました。
    タイトルの付いているファイルは、スマートフォンのカメラで撮影した画像を元に、サクサクとリストに打ち込むことが出来ましたが タイトルの付いていないファイルや、引き出しに入っている書類は、一つずつ中身を確認しなければリスト化できず苦戦しました…。リスト化してみた結果、違いの分からない同タイトルのファイルが複数あり、さらにそのファイルたちが別々の保管庫に収納されており、今までのタイトルの付け方や収納ルールの曖昧さを反省する機会にもなりました。
    リスト化が終わった棚には、何が入っているのかを付箋に書いて貼り付け、メンバーには常に進捗を共有しながら進めました。
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    11月中旬~ 棚卸しリストのカテゴリ分け  ー バラつきが出ないよう作業を1人に集約! ー
    棚卸しリストが出来たら、次は全データをカテゴリごとに分けていきます。
    ファイル入れ替え後は、カテゴリごとに6色のファイルに分類しますが、ひとまず“6”という数字にこだわらず、思いつくまま分類していきました。
    例えば…
    人事(社員情報)、人事(採用)、人事(考課)、社会保険(健康診断)、給与(勤怠)、給与(財形)、営繕、車両 etc…
    カテゴリ分けの判断軸にバラつきが出ない様、複数人ではなく一人の基準で行いましたが、担当者でなければ判断がつかないこともあるため、都度確認しながら進めていきました。
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    12月上旬~ コクヨマーケティングより収納ロケーション&ファイル提案  ー 入れ替えイメージ図でモチベーションもアップ! ー

    カテゴリ分けしたリストをもとに、どの棚に収納するのかという新しいロケーションと、新しいファイルの色(6色)・種類(チューブファイル・リングファイル等)をコクヨマーケティングより提案いただきました。

    入れ替え後のイメージ図も頂いたのですが、色で分類することでカテゴリが分かりやすいだけでなく、色やファイルの種類が整っていると美観も良く、「こんなに素敵な保管庫になるのか~!」「カラフルで明るくて、“事務所”というより“オフィス”だ♪」とウキウキした気持ちになり、モチベーションが上がりました。

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    ★次回vol.3は「ラベル作成」と、いよいよ「ファイル入れ替え作業」の様子をご紹介します!

    バックナンバー

    vol.1

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