KATASUプロジェクト

KATASU(カタス)プロジェクトとは

日興商会・総務人事部の女性プロジェクトリーダーが中心となり、コクヨマーケティングと一緒になって取り組んだ“書類整理プロジェクト”です。 “オフィスワーカーが1日に書類を探す時間=20分”に着目し、オフィス内の書類を廃棄・整理することで書類を探す時間を削減し、働き方改革の一つである「生産性アップ」に繋げることを目的としています。単に書類を廃棄し並べ替えるだけではなく、心地よく生産性の高いオフィス空間に生まれ変わるためのルール、目標設定、最適なアイテムの活用、オフィスのプロ集団のノウハウ…、これらを是非ご覧ください。

KATASUの軌跡~総務人事部編~

2017年10月よりスタートした、総務人事部内の全保管庫・個人デスクの書類整理プロジェクト。実際に私たちが行った取り組みを、時系列でご紹介してまいります。

vol.1 書類廃棄

保管庫16台、個人デスク7台…。とにかく膨大な書類を前にして、どこからどう手を付ければいいのかと、ただただ不安な中でのスタートでしたが、コクヨマーケティングにスケジュールや作業内容、捨てるルールなどを教わり実際に廃棄を始めると、これほどまでに不要な書類が多かったのかと愕然としました。

Before
廃棄前のオフィスは、書類が横積みになっている・隙間に物が置かれている・ファイルに収納していない・使っていない物であふれている状態でした。
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プロジェクトスタート
2017年10月初旬~ コクヨマーケティングとの初回打ち合わせ
今後のスケジュールや作業内容、捨てるルールを教わり、作業後はどんなオフィスになるのかイメージを共有します。
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オフィス内の全体像を把握
作業の順番や具体的なスケジュールなど、どのように進めるか計画を立て、部署内に共有します。全体像が把握できると、不安軽減にもつながります。
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10月中旬~ 廃棄前のファイルメーター※を測定し目標を設定
部署内の全保管庫・個人デスクの書類量をメジャーで測り数値化します。私たちは、現状の書類の半分50%削減(38ファイルメーター※)を目標にしました。
※ファイルメーター : オフィスにおけるファイル量を把握するための単位。文書を全て積み上げたと仮定した際の高さ。
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10月下旬~ 法定年限を確認しながら、部署全員で書類廃棄スタート
ダンボール箱に不要な書類・ファイルを詰めていきます。法律で保存年数が決められている書類があるため注意が必要です!
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廃棄書類を詰めたダンボール箱を、廃棄用カーゴに詰める
「トレース・ボックス カーゴ型※」に投入し、隙間にもファイルを詰めて…パズルのようなピッタリ感が爽快!
※「トレース・ボックス カーゴ型」 : キンキ・パートナーズの機密書類回収リサイクルシステム。機密書類を、ダンボール箱やファイル“そのままの状態”で廃棄可能なので、分別・廃棄時間を大幅に短縮できます。
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約3週間をかけて書類廃棄終了
書類廃棄により、不要になったファイルたち。サイズも色もバラバラで、中には破れているものもありました。
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After
廃棄開始から3週間でこんなにスッキリしました!!中には、空っぽになった棚・引き出しもちらほら。いかに不要な書類でスペースを使っていたかが丸わかりです。

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プロジェクトリーダーより

 

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長年、忙しさを理由に保管庫から溢れて出していた書類や備品の片づけを後回しにしてきましたが、
プロにノウハウを教わり一緒に取り組むことで、たった3週間で見違えるほどすっきりとしたオフィス
になりました。今回、女性3名が中心となりプロジェクトを進めていますが、実際には
部署全員の協力や時間確保がなければ書類整理はできません。
オフィス内の見取り図や目標数値、担当場所の割り振り、具体的な作業内容や納期などの情報を、
その都度部署内に共有し、部署全員で協力して書類廃棄を行いました。
見た目にもすっきりしてくると、さらに捨てることが楽しくなり、3週間で廃棄用カーゴ3台分
約600kgの書類を廃棄することができました!

 

総務人事部 責任者より

 

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働き方改革を全社的に推奨する立場、そして総務人事部の責任者として覚悟を決めて、自ら最も苦手とする
「整理整頓(生産性の向上)」に取り組むことを決断しました。
着手してみると、いかに効率の悪い空間で仕事をしていたかが分かりました。
今回は、働き方改革のテーマの一つである「女性の活躍推進&ワーキングマザー支援」も、
「生産性の向上」と併せて取り組むことを意識し、育児休業から復帰し、現在時短勤務中の
女性社員をプロジェクトリーダーとして、持ち前の整理整頓の上手さと日頃からの
生産性の高さを存分に発揮して頂くことにしました。
簡単なノウハウと少しの備品で、仕事の効率やオフィスの心地よさがアップします。
興味のあるお客様は、ぜひ当社営業員を通じてお声掛けください。

3分で分かるKATASUの軌跡

「Vol.1 書類廃棄」の内容について約3分の動画にまとめました。
ぜひご覧ください。

 

★次回vol.2は「書類の棚卸し」と「収納ロケーション&ファイル提案」についてご紹介します。

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