vol.３　ラベル作成・ファイル入れ替え

vol.２でご紹介した、保管庫・個人デスク内ファイルの棚卸しリストをもとに、再度タイトルを確認後、ラベルを出力し、準備が全て整いました。そして、いよいよ部署全員でのファイル入れ替えの日を迎えました。
→ vol.２の記事はこちら

12月上旬～　タイトル見直しとロケーション確認　ー タイトル付けのルールを設定しました！ ー

11月上旬に、全保管庫・個人デスク内のファイルのタイトルを「棚卸しリスト」に入力しましたが、カテゴリごとに並べ替え、改めてタイトルに目を通してみると、タイトルの付け方に統一感がなく、ラベル作成前に見直しが必要だと感じました。
日付の書き方（和暦・西暦）や、タイトルでファイルの中身が判別できるようにするなどのルールを決め、各ファイルの持ち主（担当者）にタイトルの見直しを依頼しました。
併せて、コクヨマーケティングに提案頂いたロケーション案から変更希望がないか、実際に入れ替えた場合に使い勝手が悪くならないかも念のため確認してもらい、リストの修正が完了しました。（給与担当者の近くに「給与」のカテゴリを、営繕担当者の近くに「営繕」のカテゴリを設けるetc）

12月中旬～　ラベル作成　ー 専用ソフト・サイトで一気にラベルを作成！ ー

次は、ラベル作成です。
今回、大部分のファイルにはコクヨの「合わせ名人」という無料ソフトを、フラットファイルにはキングジムの「ＴＥＰＲＡ」を使用し、ラベルを作成しました。
どちらも、すでに作った棚卸しリストのデータを流し込みできるので、一気にラベルを出力することができました。

12月下旬～　ファイル入れ替え　ー 担当する作業を決め、部署全員で協力して入れ替え作業に臨みました！ ー

いよいよファイルの入れ替えです。事前に「ファイルの入れ替えをする日」としてスケジュールを調整してもらい、部署全員でファイル入れ替え作業に臨みました。
事前に想定した作業工程から、「ロケーション変更チーム」３名と「ファイル入れ替えチーム」４名にチームを分け、作業を開始しました。

≪ロケーション変更チーム≫・・・PHOTO1
①現在、保管庫に入っているファイル（棚３段分程度）を、会議用テーブルなどの空いているスペースに移します。
②空になった棚を掃除機・雑巾で掃除します。
③１名（Ａ）が棚卸しリストを確認し、空にした棚に入れるファイルの「旧ロケーション」と「タイトル」を読み上げます。
④別の１名（Ｂ）が旧ロケーションから該当するファイルを探します。
⑤見つけたファイルをさらに別の１名（Ｃ）が受け取り、新ロケーションの棚に倒れない様に並べていきます。
≪ファイル入れ替えチーム≫・・・PHOTO2
①ロケーション入れ替え後の保管庫からファイルを一つ取り出します。
②棚卸しリストを確認し、該当する新しいファイルにラベルを付けます。
③新しいファイルに中身を入れ替え、終わったら元の棚に戻します。

ファイル入れ替え作業を行ってみて・・・

オフィス移転のように空の棚にファイルを入れるのとは異なり、全ての保管庫・棚にすでにファイルが入っている状態からのスタートだったため、チーム分けをするなど作業する順番にも工夫が必要でした。
また、昔ながらの横型のファイルを縦型の新ファイルに変更する場合には、新たにパンチで穴を空ける必要があったり、入れ替え作業中にも廃棄できる書類がないかという視点を持ちながら進めた為、予想以上にボリューム感のある作業となりました。
全員での「ファイル入れ替え日」以降も、各自が仕事の合間にファイルの入れ替えをするなど着々と作業を進め、入れ替え開始から約１ヶ月後には、保管庫の扉を開ける度うっとりするほど美しいオフィスになりました！

プロジェクトリーダーより

３分で分かるKATASUの軌跡

「Vol.3　ラベル作成・ファイル入れ替え」の内容について約4分30秒の動画にまとめました。
ぜひご覧ください。