KATASU（カタス）プロジェクトとは
日興商会・総務人事部の女性プロジェクトリーダーが中心となり、コクヨマーケティングと一緒になって取り組んだ“書類整理プロジェクト”です。 “オフィスワーカーが１日に書類を探す時間＝２０分”に着目し、オフィス内の書類を廃棄・整理することで書類を探す時間を削減し、働き方改革の一つである「生産性アップ」に繋げることを目的としています。単に書類を廃棄し並べ替えるだけではなく、心地よく生産性の高いオフィス空間に生まれ変わるためのルール、目標設定、最適なアイテムの活用、オフィスのプロ集団のノウハウ…、これらを是非ご覧ください。
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vol.６ 見学会の内容をご紹介
中小企業向け働き方改革を念頭においた「書類整理プロジェクト」を実施した総務人事部のオフィスをご覧頂き、プロジェクトメンバーの生の声をお届けする場として、２０１８年４月より見学会を実施しています。スタートから約１年半で１４社のお客様に見学会へお越し頂きました。
事前に担当営業にお客様の書類整理の現状やお悩みをヒアリングし、お客様のご要望に沿った見学会を実施しています。以下、見学会の流れの一例です。
[１] 概要説明
ご来社頂き、はじめに目線を合わせるうえでも、総務人事部が取り組んだ書類整理の概要を、オリジナル動画を交えてご説明します。全体的なスケジュールや書類整理を進めるうえでのコツ・ノウハウもお話しします。
[２] 共有書庫
オフィス内へ入り、書類整理・ファイル入替を行った共有書庫をご覧頂きます。色分けのメリットやファイリング時の工夫等もお話しします。
[３] 個人デスク
個人デスクの書類整理方法をご紹介。コクヨの「見出し付きクリヤホルダー」や「個別ホルダー」を活用した書類検索性アップ術をご覧頂きます。
[４] 文具消耗品＆防災用品
書類整理により空いたスペースの活用方法①として、「サプライドック（文具消耗品管理）」と「防災用品」の設置をご紹介。消耗品管理の煩わしさを解決できるアイテムだと、興味を持って頂く方が多くいらっしゃいます。また、保管スペースがないから導入を諦めていた防災用品が、目に見える範囲におけるなんて目からウロコというお声も。
[５] 個人集中ワークスペース
空いたスペースの活用方法②として、「個人集中ワークスペース」をご紹介。作業に集中したい時に利用する個室のようなスペースで、生産性アップに一役買っています。アイディアと工夫でこのようなスペースが作れるのですね、と興味を持って頂いています。
[６] 質疑応答
最後にご質問等をお聞きし、見学会は終了となります。
～見学会にお越し頂いたお客様のお声～
・同じ中小企業のオフィスのためリアリティがあり、非常に参考になりました。
・片付け以外での発見も多々あり、今後参考にさせて頂きたいことでいっぱいでした。
・たくさんのアドバイスを頂いたおかげで、どう進めていくかの具体的な案や形が見えてきました。
・ぜひ上司や同僚も連れて来たいです。
総務人事部が悩み、苦労した部分が、お客様の課題と合致し、共感頂くことが多々あります。私たちの苦労話や解決方法をお伝えすることで、「自分たちにも出来るんだ」と少しでも身近に感じて頂き、お客様の問題解決の一助となる効果的な見学会を今後も実施していきたいと思います。興味のあるお客様は、ぜひ当社営業員を通じてお声掛けください。
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