vol.５　書類廃棄により生まれたスペースの有効活用　part２

vol.３までは、書類廃棄や棚卸し、そして部署全員でのファイル入れ替えなど、不要な書類やモノで溢れかえっていたオフィスの整理に臨んだ様子をご紹介しました。
vol.５では、vol.４に引き続き、書類廃棄により生まれた空きスペースを有効活用し、さらなる生産性アップに繋がった取り組みについてご紹介します。
→ vol.４の記事はこちら

空きスペースの有効活用とルール作りで生産性アップ！

書類整理を通じて書類量を50％削減した結果、オフィス内の保管庫を１台撤去。撤去後の空きスペースを「個人集中ワークスペース」として活用することにしました。また、個人デスクでの書類管理方法も変更、整ったオフィスを維持するために部署全員での書類整理の時間を定期的に設定しました。
 

４．個人集中ワークスペース

書類整理により、年に数回しか開錠することのなかった保管庫を撤去。撤去して生まれた空きスペースに、使用していなかったデスクを移設しました。さらにパーテーション・ホワイトボードにより周囲の視界を遮断し、業務に集中できる「個人集中ワークスペース」を新設しました。「１人１日あたり上限１時間」「緊急時以外は声を掛けない」というルールを設定し、集中力が切れない環境を整えることで、生産性アップに繋がりました。
  

５．個人デスク

書類整理により、デスク内に空きスペースができたことで、デスク上に書類を残したまま退社することがなくなり、セキュリティ的にも改善ができました。「取手付きファイルＢＯＸ」を使用することで、出社時にはデスク上へ、終業時にはデスク内へ、といった移動も楽々。
また、以前は書類を横積みにしていたため、その中から書類をひとつひとつめくって探す…という状態でしたが、「見出し付きクリヤホルダー」を使用した“立てる収納”への変更や、共有保管庫内のファイルと同色の「個別ホルダー」（赤は給与、緑は社会保険、紺は人事etc…）を使用することにより、色だけで瞬時にカテゴリを判別できるようになるなど、書類検索時間の大幅カットを実現しました。

番外編：ＫＡＴＡＳＵ　ＤＡＹ

毎週水曜日を「ＫＡＴＡＳＵ　ＤＡＹ」として、朝礼終了から９時３０分までの約１０～２０分を、部署全員での書類整理の時間としています。
夕方であれば外出する者、時短勤務で退社する者などコンディションが異なるため、メンバーが欠けにくい朝の時間帯に設定することで一体感も生まれます。
自身のデスク周りの書類整理がメインとなりますが、vol.1でご紹介しました「トレースボックスカーゴ」の“書類をダンボールに詰めるだけで廃棄が可能”という利点を活用することで、ストレスなく廃棄ができている点も継続要因といえます。
ＫＡＴＡＳＵプロジェクト始動から１年が経過しましたが、このように定期的に書類整理を行う習慣作りをすることで、書類検索性や美観を維持し続けることができています。

 
★次回vol.６は、書類整理後の総務人事部オフィスをご覧頂ける「ＫＡＴＡＳＵ見学会」についてご紹介します。