vol.４　書類廃棄により生まれたスペースの有効活用　part１

vol.３までは、書類廃棄や棚卸し、そして部署全員でのファイル入れ替えなど、不要な書類やモノで溢れかえっていたオフィスの整理に臨んだ様子をご紹介しました。
vol.４・vol.５では、書類廃棄により生まれた空きスペースを有効活用し、さらなる生産性アップに繋がった取り組みについてご紹介します。
→ vol.３の記事はこちら

空きスペースの有効活用で問題解決＆生産性アップ！

書類整理を通じて書類量を５０％削減した結果、保管庫内に空きスペースが生まれました。
そのスペースへ「サプライドック（文具消耗品管理）」と「防災用品」を設置し、以前から抱えていた課題解決に繋げました。

１.サプライドック

オフィスの至る所に散らばっていた文具消耗品を一箇所に集約しました。
以前は、在庫確認のためオフィス内を探し回っていましたが、一箇所に集約することで、そのストレスから解放されました。
また、在庫が少なくなった時点で「補充カード」を専用BOXに投函するルールにより、備品管理担当者による在庫確認の負荷や時間のロス、担当者以外からの「発注してくれているのかな…？」といった不安も解消することが出来ました。他部署との共有管理であれば、備品を一箇所に集約することで、過剰在庫・無駄な発注も抑えることが出来ます。

２．サプライピット

穴あけパンチ・ホッチキス・セロハンテープなど、使用頻度の高い文具は「サプライピット」で共有化しています。
例えば、サプライピットを複写機横に設置すれば「ホッチキス針を外し、コピーを取り、再度ホッチキスで止める」といった作業が、個人デスクに戻らずとも複写機横で完結するため、コピー待ちの時間でさえ有効活用が出来、効率アップに繋がります。
また、それぞれのアイテムの位置(ピット)が「ツール管理シート」で決まっているため、使用した後は元の場所に戻すというルールが無理なく継続できています。

３．防災用品

以前は、別の階にある鍵のかかる倉庫に保管していた防災用品を、オフィス内の空いた保管庫内へ移動しました。
いざ災害が起きた時、離れた倉庫まで防災用品を取りに行くリスクや、総務人事部門が社内の対策本部となる場所であることから、すぐに使える場所に置くことで、より安心・安全に繋がります。
さらに、オフィス内に設置することで使用期限の把握が容易になりますし、保管庫にフィットするサイズ感やデザインであれば、従来の保管庫にスッキリと違和感なく収納することが可能です。

★次回vol.5は、引き続き「書類廃棄により生まれたスペースの有効活用 part２」についてご紹介します。